LANDASAN PEMIKIRAN KOMUNIKASI BISNIS
BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan
distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan.
Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.
KOMUNIKASI
Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari
pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa
proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.
Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.
Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi
Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.
Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam
komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.
Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.
Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.
Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
Dengan cara berpikir (frame thinking) di atas kita berusaha menjelajahi
kajian-kajian yang relevan tentang hubungan bisnis dengan komunikasi:
1.Kajian tetang kegiatan bisnis dari perspektif komunikasi. Bagaimana sudut
pandang komunikasi menerangkan gejala bisnis.
.2. Kajian tentang kegiatan komunikasi dari perspektif bisnis. Bagaimana sudut
pandang bisnis dalam menerangkan kegiatan komunikasi.
3. Kajian tentang faktor-faktor eksternal dari keduanya yang turut terlibat
dalam proses komunikasi maupun bisnis.
KOMUNIKASI BISNIS
MENGAPA PENTING??
FAKTA :
Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan untuk
melakukan kegiatan komunikasi bisnis.
Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin dan
menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta menyusun
laporan bisnis.
Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.
MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS
Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak
positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di
mata masyarakat.
Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara
profesional dpt meningkatkan citra perusahaan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra
perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.
Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif
perusahaan
Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)
5. Latar belakang akademis (college education)
6. Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8. Berpenampilan menarik (good appearance)
APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?
Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan.
Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan
dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan
1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan
yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi
.Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami
adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn
lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja
DAFTAR PERIKSA PENATAAN LINGKUNGAN
Ya Tidak
Apakah lingkungan perusahaan tampak menyenangkan ?
Apakah jalan dirawat dan diperhatikan dengan baik
Apakah jalan masuk orang, barang dan mobil direncanakan dgn baik ?
Apakah ada fasilitas tempat parkir yang layak ?
Apakah dekorasi perusahaan, didalam dan di luar cukup bergengsi ?
Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :
1. Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan
penunjuk yang jelas.
2. Seragam : model, warna
3. Ruang terima tamu dijaga kerapiannya
4. Toilet selalu bersih dan terawat
5. Tersedia literatur perush utk para tamu
KULIAH II
DASAR-DASAR KOMUNIKASI BISNIS
Chapter 1:
Communicating Succesfully in an organization
Chapter 2
Understanding Business Communication
1. Communicating Succesfully in organization
Communication occurs when an exchange of messages results in shared meaning
Two functions of organizational communications (Fungsi komunikasi organisasi):
- Helps group members fullfill organizational goals (Membantu anggota
organisasi mencapai tujuan organisasi)
- Helps bind group members into a cohesive unit (membantu mempererat anggota
organisasi menjadi unit yang kohesive/solid)
The uses of organizational communication:
1. Setting Goals and Objectives (menetapkan tujuan dan sasaran)
Tujuan organisasi sangat beragam dan ditetapkan dengan adanya komunikasi
(thinking and talking)
Sasaran organisasi (objective):
- Sasaran keuangan (financial results)
- Kualitas produk (product quality)
- Dominasi pasar
- Kepuasan karyawan (employee satisfaction)
- Pelayanan kepada pelanggan (services to customer)
2. Making and implementing decisions (membuat dan menerapkan keputusan) :
Manajer mengumpulkan fakta dan mengevaluasi alternatif (reading, asking
questions. Etc)
3. Measuring Results (Mengukur hasil)
Manajer perlu mengukur hasil (output) keluaran organisasi. Dapat melalui :
costs, sales, market share, productivity, employee turnover, inventory levels
(tingkat persediaan)
4. Hiring and developing staff. Organisasi mempekerjakan, melakukan training
memotivasi dan mengevaluasi karyawan dengan berkomunikasi
5. Dealing with customers (bernegosiasi dengan customer): melalui brosur,
periklanan, personal sales
6. Negotiating with suppliers and financiers (Bernegosiasi dengan pemasok dan
lembaga pendanaan)
7. Producing the product.
8. Interaction with regulatory agencies.
Chapter 2: Understanding Business Communication
Komunikasi bisnis : komunikasi yang terjadi di dunia bisnis: external dan
internal
Komunikasi bisnis terdiri dari berbicara,mendengarkan, menulis dan membaca
Para pelaku bisnis mengalokasikan waktunya untuk masing-masing jenis komunikasi
verbal spt dalam tabel di bawah ini:
Jenis Komunikasi Verbal Alokasi waktu
1.Berbicara 30%
2. Mendengarkan 45%
3. Menulis 9%
4. Membaca 16%
Total 100%
Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tulisan mempunyai beberapa
karakteristik sbb:
1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau
penerima yang membutuhkan informasi
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya
3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan
4. Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audience.
PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)
1. Perencanaan (Planning Phase)
Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan
Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan,
penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan
kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.
3. Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu
mengekspesikan apa ide pokoknya.
TABEL 1
PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Tahap penulisan pesan Rincian Kegiatan
PERENCANAAN PESAN 1. Penentuan tujuan
2. Menganalisis audience
3. Menentukan ide pokok
4. memilih saluran dan media
PENYUSUNAN PESAN 5. Mengorganisasikan pesan
6. Memformulasikan pesan
REVISI PESAN 7.Mengedit pesan
8.Menulis ulang pesan
9. Membuat pesan
10. Proof Pesan
TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi
informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan
audience
CARA MENGUJI TUJUAN
1. Apakah tujuan tsb realistis?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
4. Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan?
KULIAH III
TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
memberi informasi (informing)§
§ persuasi (persuading)
serta melakukan kolaborasi
(collaborating)§
TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS
Tujuan umum Tujuan khusus
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar
mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
Kolaborasi Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien
Mengapa tujuan harus jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:
a.Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audience
c. Keputusan untuk memusatkan isi
d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media
Menguji sebuah tujuan :
a. Apakah tujuan tersebut realistis ?
b. Apakah waktunya tepat ?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
d. Sesuai dengan tujuan organisasi.
ANALISIS AUDIENCE
Mengembangkan profil audience
UKURAN DAN KOMPOSISI
Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda
degan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk menghadapi diperlukan
teknik komunikasi yang berbeda
SIAPA AUDIENCE
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling
penting. Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang
memiliki status organisasional tinggi.
REAKSI AUDIENCE
Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui
(diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.
TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat
pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.
PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main
idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting
idea).
Teknik untuk menentukan ide pokok :
1. Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk
mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.
a. Story Teller’s Tour
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan
implikasi bagi penerima.
b. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya
pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c. CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet
Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana
(where) dan bagaimana (how).
e. Question and Answer Chain
Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau
cek jawaban atas pertanyaan tersebut.
PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.
KULIAH IV
BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE
Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat
pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator memiliki
latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang
yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience
tersebut harus dididik.
Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience
Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:
a. temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus
menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang
diminta.
b. Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan
informasi yang mungkin sangat membantu
c. Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan: checking terhadap informasi
yang diinginkan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya
Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar
Gunakan kata-kata yang sudah dikenal. Kata-kata yang umumu, lazim digunakan.
Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.
KULIAH V
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Tujuan pembelajaran:
1) Mengetahui baik-baik hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir
dengan baik
2) Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik
3) Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalul outline
4) Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional
HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN
TAK TERORGANISIR
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan
PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Pengorganisasian yang balk:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan
Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya
akan menghabiskan waktu audence
Mempermudah pekerjaan komunikator
pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,
sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
1. PENDEFINISIAN DAN PENGGOLONGAN IDE-IDE
Mulai dengan ide pokok, ada 2 hal :
- Hal-hal apa yang dinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience
- Alasan mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya
2. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide pokok
3. llustrasi dengan bukti-bukti semakin banyak bukti-bukti yang dapat
disajikan, semakin banyak outline yang dibuat.
Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional
- Pendekatan langsung (direct approach) : disebut juga dengan istilah
pendekatan induktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemlidian diikuti
bukti-bukti pendukungnya
- Pendekatan tak langsung (indlrect approach) juga disebut dengan pendekatan
deduktif
RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:
1. Direct request
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada
poin yang dituju.
2. Pesan-pesan rutin atau goodwill
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu
lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience
pada umumnya akan kecewa.
Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan
pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi
KULIAH VI
PENULISAN DIRECT REQUEST
MAKSUD DIRECT REQUEST:
Untuk mendapatkan suatu respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan,
pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain
Surat direct request digunakan:
• Melakukan pesanan barang atau jasa
• Meminta informasi penting tentang suatu produk baru
• Mengajukan klaim (aduan) dan adjusment
• Permohonan Kredit
Pengorganisasian Direct Request
Pengorganisasian direct request: menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main
idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya
diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan
Penulisan ide utama atau pokok pikiran
Pembuatan permintaan (request) dengan pendekatan langsung akan dimulai dengan
menyatakan ide utama atau pokok pikiran yang akan disampaikan. Penerima pesan
bisnis akan memperhatikan sst yang menarik baginya sehingga dokumen sebaiknya
dimulai dengan pesan yang positif.
Keterangan
Setelah menuliskan pokok pikiran surat permintaan langsung akan dilengkapi
dengan keterangan secukupnya antara lain berupa penjelasan atau rincian.
a. Penjelasan : dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan
dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan
penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan.
b. Rincian : apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat
rincian (detail) pokok pikiran.
c. Penutup : Penutup DR pada prinsipnya berisi 3 hal :
1. Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan
lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan.
Kedua : menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill)
Ketiga memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan
dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita
Permintaan informasi rutin
I . Permintaan di dalam organisasi
Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo
dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu
2. Permintaan ke luar organisasi
Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru,
katalog buku –buku terbaru
3. Penulisan direct request untuk aduan
Surat aduan muncul karena ketidakpuasan konsumen
Isi dari direct request antara lain
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang seharga barang
tesebut
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai pesanan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena ada produk yang cacat atau rusak
6. Pembatalan suatu pesanan produk
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.
Apa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan ?
a. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci :
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah masalah atau keluhan anda.
b. Lampirkan informasi pedukung seperti faktur pembelian
Berikan bukti-bukti atau dokumen pendukung pendukung yang memperkuat surat
aduan.
c. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional
Usahakan agar surat aduan tidak emosional, tidak marah dan tidak menggunakan
kata-kata kasar.
d. Permintaan tindakan khusus:
• Kemukakan harapan/keinginan anda di kemudian harl.
• Penulisan pesan-pesan rutin
• Good news dan good will
TUGAS:
- Saudara membeli laptop ”Acer Aspire 5570” dari toko komputer ”VAZA” di jalan
A. Yani nomer 20 A Yogyakarta. Ketika dipasang dan diuji coba oleh teknisi,
laptop yang dibeli dapat digunakan dengan baik. Namun seminggu kemudian laptop
benar-benar tidak dapat digunakan Bagaimana bentuk surat klaimnya?
-Buatlah permohonan kedit dari bank BPD DIY sehubungan dengan adanya ekspansi
perusahaan yang dilakukan dengan memerlukan dana 1 Milyar Rupiah
KULIAH VII
PESAN BISNIS
PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF
MENULISKAN PESAN GOODWILL
Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan
manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal
dengan relasi bisnisnya.
Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis
lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.
Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd
bisnis.
Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan
selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.
Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal
pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang
mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan
meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu
Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat
penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan
UCAPAN (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu.
Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran,
kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan
pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.
Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan
ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah
menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka
KULIAH VIII
REVISI PESAN-PESAN BISNIS
Beberapa hal yang perlu direvi'si:
- Edit isi dan pengorganisasiannya
CAKUPAN :
• Keseluruhan dokumen perlu dibaca terlebih dahulu secara keseluruhan
• Pusatkan pada isi, organisasi dan alur surat-surat bisnis
• Apakah poin-poin penting telah dimasukkan dengan urutan yang logis
• Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum umum dengan yang khusus ?
• Apakah ide-ide yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup ?
CARA MENGEDIT GAYA PENULISAN
Perhatikan gaya penulisan, yakinkan pada diri anda apakah anda telah memberikan
telah memberikan kesan yang baik bagi audience ?
Gunakan kata-kata dan frasa-frasa yang mampu menghidukan suatu kesan yang baik
bagi audience
CARA MENGEDIT FORMAT
Penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis , tanda baca,
format tulisan
PEMILIHAN KALIMAT EFKTIF
- Pilihlah kata-kata yang sudah dikenal/familiar
- Pilihlah kata-kata yang singkat
-Hindari kata-kata yang bermakna ganda
MEMBUAT KALI MAT EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun
untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Kalimat yang baik: adanya
kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.
Contoh kalimat sederhana efektif :
”S aya sedang belajar Komunikasi Bisnis”
”Laba perusahaan tahun 2007 meningkat”
Contoh kalimat majemuk efektif:
Saya belajar Komunikasi Bisnis dan teman saya belajar Manajemen Pemasaran
Contoh kalimat kompleks efektif :
Meskipun manajer dapat melihat laba perusahaan dengan cepat, namun ia harus
melihat komponen laba secara rinci.
MENYUSUN PARAGRAF YANG KOHEREN
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang kesemuanya berhubungan dengan satu
topik utama. Paragraf koheren adala paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya
berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis
Suatu paragraf terdiri dari topik, kalimat penjelas (related sentence) dan
kalimat antara (peralihan).
Kalimat penjelas (related sentence) merupakan kalimat yang menjelaskan topik
dalam paragraf tertentu. Semua kalimat penjelas harus mengacu pada subyek utama
atau topiknya.
Kata penghubung (transitional element) merupakan kata atau sekumpulan kata yang
menunjukkan kepada pembaca bagaimana hubungan antara paragraf dan bagaimana
hubungan antara kalimat dalm paragraf tersebut.
MEMBUAT SURAT LAMARAN PEKERJAAN
Surat lamaran pekerjaan (kerja) dapat dibuat dengan dua cara yaitu:
1. Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup (resume,
curriculum vitae). Dalam model ini riwayat hidup termasuk isi surat. Karena
isinya berupa gabungan, model ini juga disebut model gabungan
2. Surat lamaran yang dipisahkan dari riwayat hidup. Dalam model ini riwayat
hidup merupakan lampiran. Karena itu model ini juga disebut model terpisah.
Model terpisah ini lebih banyak dipakai. Walaupun dalam pembuatannya memerlukan
dua kali kerja, namun surat lamaran model ini lebih digemari oleh pencari kerja
karena suratnya tidak panjang.
Isi surat lamaran harus singkat, padat, tidak bertele-tele, langsung mengenai
persoalannya. Yang dikemukakan ialah semua hal yang disyaratkan oleh lowongan
jabatan yang bersangkutan.
Dalam menulis surat lamaran pekerjaan yang perlu diperhatikan adalah :
1. Data pribadi pelamar yang meliputi :
• Nama Lengkap
• Tempat dan Tanggal Lahir
• Alamat
• Telepon dan/atau HP
• E-mail (bila ada, tidak wajib)
• Status Perkawinan
Khusus untuk Nomor Telepon atau Nomor HP tersebut di atas, jangan lupa untuk
menuliskannya. Karena perusahaan penerima lamaran anda akan dapat langsung dan
dengan cepat menghubungi anda. Bila anda tidak memiliki Telp/HP, maka gunakan
Telp/HP tetangga/famili/rekan anda.
2. Pendidikan
*Pendidikan formal misalnya SD/SMP/SMA/Akademi/S1/S2/S3, dsb.
* Pendidikan non formal yaitu kursus-kursus atau pelatihan yang pernah diikuti
3. Pengalaman bekerja
* Jika telah memiliki pengalaman kerja, sebutkan dalam surat lamaran, apakah
sesuai dengan jabatan yang dilamar atau di bidang lain. Bila belum pernah
bekerja sebaiknya menyebutkan kemampuannya untuk jabatan yang dilamar
berdasarkan kemampuan yang dimilikinya itu.
4. Lampiran Surat Lamaran Pekerjaan
Lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan dalam sebuah surat lamaran
dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan
pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan.
Lampiran dalam surat lamaran pekerjaan adalah :
* Daftar Riwayat Hidup atau CV (Curriculum Vitae) atau Resume
* Foto copy Ijazah terakhir
* Foto copy sertifikat kursus/pelatihan
* Pas Foto terbaru
* Surat Keterangan Catatan Kepolisian (tidak wajib, namun bila ada, lebih baik)
* Surat Keterangan Kesehatan dari Dokter (tidak wajib, namun bila ada, lebih
baik)
Daftar Riwayat Hidup (CV)
CV – yang merupakan ringkasan kualifikasi, pengalaman dan keberhasilan si
pelamar, harus mudah dimengerti dan disajikan secara wajar dan teratur. CV ini
harus mencakup rincian berikut:
• Rincian pribadi – seperti nama lengkap, usia, jenis kelamin, status, alamat
dan nomor telepon;
• Kualifikasi pendidikan – seperti tanggal dan hasil ujian, pelatihan khusus
dan pengetahuan yang diperoleh, bidang spesialisasi, jenis kualifikasi dan
penghargaan;
• Pengalaman kerja – didaftar mulai dari pekerjaan terakhir hingga terdahulu
serta tahun-tahun kerjanya – seperti lingkup kerja, kewajiban, tanggung jawab,
keahlian (dalam pekerjaan dan hubungan antar pribadi) dan
keberhasilan-keberhasilan. Karena ini merupakan bagian yang terpenting dari CV,
maka informasi yang diberikan tidak boleh berantakan dan terlalu panjang;
• Latar belakang pribadi – seperti minat dan aktifitas yang tidak berhubungan
dengan pekerjaan, atribut yang menunjang pengalaman kerja dan hubungan
sosial/kewarganegaraan;
• Referensi – dari orang-orang yang dapat dihubungi si pemberi pekerjaan untuk
memastikan kebenaran informasi yang diberikan.
PENULISAN RESUME
Istilah resume atau daftar riwayat hidup: salah satu prasyarat yang penting
pada saat memasuki pintu gerbang dunia kerja. Menurut K.C Bay suatu resume
sebenarnya merupakan presentasi penjualan formal diri anda, karena di dalam
resume tercakup fakta yang relevan mengenai latar belakang, kualifikasi dan
pengalaman kerja yang disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami
dan menarik perhatian. Resume adalah daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan
jalur karir seseorang.
• Persiapan menulis resume
• Tercakup semua fakta yang relevan menganai latar belakang, kualifikasi dan
• Pengalaman kerja
Dalam mempersiapkan resume:
a) Mencari informasi penting
b) Merencanakan resume
c) Membuat resume
1. PENCARIAN INFORMASI PENTING
Langkah pertama yang perlu anda lakukan dalam membuat resume adalah mencari
bebagai informasi penting, yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda
inginkan. Anda dapat melakukan :
- Analisis diri (self analysis)
- Analisis karir (career analysis)
- Analisis pekerjaan (job analysis)
A. Analisis Diri
Membantu anda mengenal diri anda secara lebih mendalam termasuk mengenal semua
kemampuan atau kelebihan dan kekurangan yang dimiliki. Pertanyaan-pertanyaan
berikut ini akan mempermudah anda melakukan analisis diri:
1) Apakah saya mempunyai aspirasi yang cukup tinggi?
2) Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik ?
3) Apakah saya orang yang energik ?
4) Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi ?
5) Apakah saya mempunyal kecerdasan verbal ?
6) Apakah saya orang yang mempwiyai rasa percaya din
7) Apakah saya mempunyai keunggulan dalam pemecahan suatu masalah ?
8) Berapa index prestasi ?
9) Pada mata kuliah apa, saya punya prestasi bagus ?
B. ANALISIS KARIR :
membuat dan menjawab segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karir anda
di masa depan. Contoh-contoh pertanyaan untuk analisis karir :
1. Kecerdasan apa (kuantitatif atau verbal) yang paling bermanfaat bagi karir
saya ?
2. Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjenjangan karir ?
3. Apakah bidang pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi?
4. Apakah di masa mendatang, bidang yang anda pilih mempunyai tingkat persaingan
yang tinggi?
C. Analisis pekerjaan: lakukan analisis terhadap faktor-faktor yang berkaitan
dengan pekerjaan. Anda perlu menjawab pertanyaan berikut :
1. Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan?
2. Apakah karakteristik pribadi saya sesuai untuk tugas dan tanggung jawab
pekerjaan ?
3. Apakah latar belakang pendidikan saya sesuai dengan persyaratan yang
dituntut oleh pekerjaan ?
4. Apakah lokasi pekerjaannya sangat ramai?
5. Berapa gaji standar bagi karyawan/pegawai baru?
PERENCANAAN RESUME
Tujuan anda membuat resume adalah agar anda dapat melakukan wawancara dengan
team organisasi (perush yang anda lamar). Dalam merencanakan resume ada 3 hal
yang perlu memperoleh perhatian :
a. Tujuan karir: anda harus memutuskan posisi apa yang anda minati atau yang
menjadi tujuan karir
b. Informasi pribadi : nama, tempat, tanggal lahir, alamat rumah dan data lain
yang berkaitan erat dengan jenis pekerjaan yang dipilih : tinggi badan, berat
badan, memiliki kemampuan berbahasa asing
c. Referensi :beberapa referensi mungkin perlu dilampirkan di dalam resume.
Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi
kepada anda, yang berisi berbagai hal yang mereka ketahui tentang anda semasa
mereka mengenal anda
RENCANA PENGORGANISASIAN
Resume yang baik : kerapian, sederhana, akurat dan kejujuran
RESUME KRONOLOGIS : disusun berdasarkan urutan kronologis dengan pendidikan dan
pengalaman sebagai isinya
RESUME FUNGSIONAL : disusun berdasarkan fungsi-fungsi dalam organisasi yang
dapat dilakukannya dengan baik. Contoh : ketrampilan komunikasi, pembukuan,
administrasi, penganggaran, pembelanjaan dan akuntansi
Macam-macam judul resume : Daftar Riwayat hidup, Ikhtisar riwayat hidup,
Curicullum Vitae (CV)
MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME
A. Dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas
B. Dibuat terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang cukup
bagi pembaca
C. Format penulisan kurang baik, kurang memperhatikan
tanda baca
D. Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks
E. Pelamar tidak dapat menunjukka secara tegas tujuan pekerjaan (tujuan yang
dikehendaki)
F. Menampakkan keyakinan yang berlebihan
G. Ketidakjujuran misal: menyatakan mampu mengaplikasikan program komputer,
namun hasilnya stl diuji hasilnya sangat mengecewakan
CONTOH SURAT LAMARAN
Yth;
Bpk. Priyayi Gondokusumo
Director Personalia
PT. Gunung Mas Industri
Jl. Gunung Sahari 45 A
Jakarta 16554
Dengan hormat,
Saya adalah lulusan Universitas Tri Sakti Jakarta jurusan Manajemen, dan akan
diwisuda untuk menerima gelar Sarjana Ekonomi pada bulan April 2007 mendatang.
Saya tertarik untuk bekerja sebagai staf yunior pada perusahaan Bapak. Seorang
teman baik orangtua saya, yaitu Bapak Suryo Hadipranoto, memberikan informasi
berharga bahwa PT. Gunung Mas Industri adalah perusahaan yang solid dan
terdepan dalam industri pengelolaan perkebunan dan pengolahan hasil hutan di
Indonesia.
Pendidikan yang telah saya tempuh selama perkuliahan mencakup bidang ekonomi
yang cukup luas, dengan konsentrasi di bidang statistik, manajemen sumber daya
manusia, produksi dan pemasaran.
Saya telah melampirkan curriculum vitae yang menunjukkan riwayat pendidikan dan
pengalaman saya, yang saat ini telah berhasil menjalankan manajemen tingkat
mikro, dengan membuka sebuah toko kerajinan di pasar seni Ancol. Dari informasi
tersebut, Bapak dapat melihat bahwa saya adalah seorang yang aktif, mempunyai
motivasi, dan siap untuk mengembangkan potensi dan memberikan kontribusi yang
bernilai di perusahaan Bapak.
Saya berharap, Bapak sudi memberikan kesempatan wawancara. Saya bisa dihubungi
di nomor telepon 021-5816679.
Hormat saya,
Jolang Wisnupranolo
CONTOH SURAT LAMARAN
Human Resources Manager
PT. Astrea Graphica Visual
Jl. Jend. Sudirman kav.25
Jakarta Selatan
Dear Sir/Madame;
I read your advertisement on Media Indonesia 2nd January 2007 edition, and I
would like to apply for the position offered.
I was graduated from Bina Nusantara University Jakarta on 2004, majoring in
Graphic Design. I have 3 years working experience in Graphic Design department
at PT. Penerbitan Grahamedia, and successfully handling the graphic design for
its several top rated magazines such as Indosehat, Gadisku and Komputekhno.
Here by I enclosed my resume and recent photograph. I will appreciate an interview
opportunity where I can convince you that my service will be an asset to your
company. I hope my educational background and excellent achievement on current
works merit to your consideration.
Thank you for kind attention. I am looking forward to your reply.
Sincerely,
Fathia Feminita
Sebaik-baiknya daftar riwayat hidup / CV adalah yang paling mempresentasikan
diri anda sendiri namun tanpa mengesampingkan promosi yang maksimal akan diri
anda sendiri sebagai pencari pekerjaan.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi
Nama : Setyarini Rahayu
Tempat, Tanggal Lahir : Surabaya, 06 Nopember 1982
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Katholik
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Jl. Kebagusan III/20
: Pal Merah, Jakarta Selatan 12220
Telephon : 021-7665239 (rumah)
021-5249972 (kantor)
0812-590590 (HP)
Latarbelakang Pendidikan
Formal
1991 – 1994 : SMP 624, Jakarta
1994 – 1997 : SMEA 804 Jakarta
1997 – 2001 : Yayasan Administrasi Indonesia (YAI), Jakarta
Non Formal
1994 – 1996 : Kursus Komputer di Bina Informatika Nusantara, Jakarta
1996 – 1997 : Kursus Bahasa Inggris di Berlitz English, Jakarta
2003 – 2003 : Kursus Pajak (Brevet A & B)
Kemampuan
• Kemampuan Akuntansi dan Administrasi (Accounting & Administration Skills)
Journal printing & Calculation, Ledger, Project Data Updating, Teller,
Salary Calculation, Petty Cash Payroll & Calculation, Inventory Controls)
• Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook
dan Internet)
• Sistem Perpajakan
Pengalaman Kerja
• Praktek Kerja Lapangan:
Praktek Kerja di PT. ARJUNA CARGO, Jakarta
Periode: April 1997 - June 1997
Tujuan : Persyaratan kelulusan SMEA 804 Jakarta
Posisi : Operator Administrasi
Rincian Pekerjaan:
- Mengupdate data konsumen
- Mengatur jadwal pertemuan dengan konsumen
- Menyiapkan surat-surat pernawaran untuk konsumen
- Menyiapkan tagihan
• Bekerja di PT. SAMUDRA SEDAYA CARGO, Jakarta
Periode : Januari 2002 - Mei 2005
Status : Karyawan Tetap
Posisi : Staf bagian Finance
Rincian pekerjaan :
- Mengelola kas kecil
- Melakukan surat menyurat bisnis
- Mengontrol persediaan peralatan kantor
- Menerbitkan dan menerima faktur dari pemasok
- Penggajian (payroll)
CONTOH CV
PERSONAL SUMMARY
Data Pribadi
Nama : Surya Bhaskara, SE
Tempat & Tanggal Lahir : Bandung, 10 September 1975
Agama : Islam
Alamat rumah : Jl. Setiabudi No. 24 RT 02/RW 06 Ciputat Tangerang 15155
Nomor telepon : 021- 5909090 (rumah)
08130967704 (mobilephone)
21- 5247585 ext. 2049 (kantor)
e-mail : sbhaskara@gmail.comsbhaskara@gmail.com sbhas@gmail.com
________________________________________
Riwayat Pendidikan
• 2001 - 2004 : Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta, jurusan
Akuntansi, lulus dengan IPK 3,11.
• 1994 - 1997 : Akademi Akuntansi YAI Jakart, lulus dengan IPK 3,21.
• 1991 - 1994 : SMA BOEDI OETOMO Jakarta.
________________________________________
Training dan Kursus Lainnya
• System dan Kebijakan Budget 2005, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta
October 2004.
• SAP version 4.7, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, August 2004.
• Cognos PowerPlay Transformer release 7, Information & Technology (IT) PT.
Bank Harapan Tbk., Jakarta, May 2004.
• System dan Kebijakan Budget 2004, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta,
October 2003.
• Accounting Workshop, Financial Control Group PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta,
October 2003.
• Accounting Workshop, Financial Control Dept PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta,
February 2002.
• Telephone Collection Techniques Training, Collection Unit BMS-IB PT. Bank
Harapan Tbk., Jakarta, October 1999.
• Workshop, Credit Card Bad Debt Collection, Legal Aspect & Strategy,
Collection Unit BMS-IB PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, March 1999.
• On Line Collection (OLC) - CardPac System, Collection Unit BMS-IB PT. Bank
Harapan Tbk., Jakarta, October 1998.
• Credit Card Operation Program (CCOP), PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta,
February - March 1997.
________________________________________
Keahlian Komputer
• MS Office (MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint).
• Lotus SmartSuite (Lotus123, Lotus WordPro, Freelance Graphic).
• Cognos PowerPlay.
• SAP (System, Application and Product).
• Adobe Photoshop.
• Internet
________________________________________
Pengalaman Bekerja
• Performance Monitoring Team Supervisor – Financial Control Group, PT. Bank
Harapan Tbk. Jakarta, Januari 2000 – sekarang.
Deskripsi pekerjaan:
Menyajikan data Laporan Akuntansi dan Keuangan yang lebih mudah dimengerti dan
dianalisa oleh para user ( termasuk Bord of Director ), dan dapat diakses oleh
user melalui intranet website. Data akuntansi dan keuangan diperoleh dari
system akuntansi utama, dan ditransformasikan ke dalam format PowerPlay melalui
serangkaian proses komputer.
Menyajikan Laporan Analisa Laporan Keuangan dan menyajikan Branch Performance
Monitoring Report kepada Board Of Director.
• Analyst, Agency Coordinator & Controller Staff of Collection Unit Bank
Harapan Card Center (BHCC), PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Maret 1998 –
September 2000.
Deskripsi pekerjaan:
Melakukan analisa terhadap piutang kartu kredit kategori macet, serta melakukan
tindak lanjut untuk mengembalikan asset perusahaan tersebut, dengan
mengupayakan penagihan melalui jasa pihak ketiga.
Mengkoordinir serta mengontrol kolektor lapangan, untuk menghindari adanya
pelanggaran, penyimpangan dan penggelapan yang dilakukan oleh kolektor
lapangan, yang dapat merugikan perusahaan baik secara moral maupun material.
• Credit Control - Cycle Due Team – Reminder (Staff) - Collection Unit Bank
Harapan Card Center PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Maret 1997 - Maret 1998.
Deskripsi pekerjaan:
Memberikan peringatan dini melalui telepon kepada nasabah kartu kredit untuk
mencegah kecenderungan menjadi nasabah macet.
WAWANCARA KERJA (JOB INTERVIEW)
Wawancara kerja saat ini merupakan salah satu cara yang sangat populer sebagai
salah satu metode untuk menyeleksi karyawan. Bagi perusahaan-perusahaan kecil
dan menengah wawancara kerja seringkali merupakan metode yang paling
diandalkan, mengingat biaya yang dikeluarkan relatif murah dan “user” (baca:
atasan) dapat langsung bertatap muka dengan si pelamar.
Bahkan pada jabatan tertentu wawancara kerja bisa dilakukan berkali-kali,
sebelum calon karyawan diputuskan untuk diterima bekerja. Sementara bagi para
pencari kerja, wawancara kerja mungkin sudah dianggap sebagai “menu
sehari-hari” yang harus dilalui sebelum resmi diterima bekerja.
TUJUAN WAWANCARA KERJA
Wawancara kerja (job interview) saat ini merupakan salah satu aspek penting
dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Meskipun validitas wawancara
dianggap lebih rendah jika dibandingkan dengan metode seleksi yang lain seperti
psiko test, namun wawancara memiliki berbagai kelebihan yang memudahkan petugas
seleksi dalam menggunakannya.
Apapun penilaian pelamar (calon karyawan), wawancara kerja sebenarnya
memberikan suatu kesempatan atau peluang bagi pelamar untuk mengubah lowongan
kerja menjadi penawaran kerja. Mengingat bahwa wawancara kerja tersebut
merupakan suatu proses pencarian pekerjaan yang memungkinkan pelamar untuk
memperoleh akses langsung ke perusahaan (pemberi kerja), maka “performance”
(baca: proses & hasil) wawancara kerja merupakan suatu hal yang sangat
krusial dalam menentukan apakah pelamar akan diterima atau ditolak.
Bagi si pelamar, wawancara kerja memberikan kesempatan kepadanya untuk
menjelaskan secara langsung pengalaman, pengetahuan, ketrampilan, dan berbagai
faktor lainnya yang berguna untuk meyakinkan perusahaan bahwa dia layak
(qualified) untuk melakukan pekerjaan (memegang jabatan) yang ditawarkan.
Selain itu wawancara kerja juga memungkinkan pelamar untuk menunjukkan
kemampuan interpersonal, professional, dan gaya hidup atau kepribadian pelamar.
Jika di dalam CV (Curriculum Vitae) pelamar hanya bisa mengklaim bahwa dirinya
memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik, maka dalam wawancara
dia diberi kesempatan untuk membuktikannya.
Bagi perusahaan, wawancara kerja merupakan salah satu cara untuk menemukan
kecocokan antara karakteristik pelamar dengan dengan persyaratan jabatan yang
harus dimiliki pelamar tersebut untuk memegang jabatan / pekerjaan yang
ditawarkan. Secara umum tujuan dari wawancara kerja adalah:
Untuk mengetahui kepribadian pelamar§
§ Mencari informasi relevan yang dituntut dalam
persyaratan jabatan
§ Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi
jabatan dan perusahaan
Membantu perusahaan untuk
mengidentifikasi§ pelamar-pelamar yang layak untuk
diberikan penawaran kerja.
TEKNIK WAWANCARA KERJA
Dua teknik wawancara yang biasa dipergunakan perusahaan dalam melakukan
wawancara kerja adalah wawancara kerja tradisional dan wawancara kerja
behavioral. Dalam prakteknya perusahaan seringkali mengkombinasikan kedua
teknik ini untuk memperoleh data yang lebih akurat.
Wawancara kerja tradisional menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti
“mengapa anda ingin bekerja di perusahaan ini”, dan “apa kelebihan dan
kekurangan anda”. Kesuksesan atau kegagalan dalam wawancara tradisional akan
sangat tergantung pada kemampuan si pelamar dalam berkomunikasi menjawab
pertanyaan-pertanyaan, daripada kebenaran atau isi dari jawaban yang diberikan.
Selain itu pertanyaan-pertanyaan yang diajukan lebih banyak bersifat
mengklarifikasikan apa yang ditulis dalam surat lamaran dan CV pelamar. Dalam
wawancara kerja tradisional, recruiter biasanya ingin menemukan jawaban atas 3
(tiga) pertanyaan: apakah si pelamar memiliki pengetahuan, ketrampilan dan
kemampuan untuk melakukan pekerjaan, apakah si pelamar memiliki antusias dan
etika kerja yang sesuai dengan harapan recruiter, dan apakah si pelamar akan
bisa bekerja dalam team dan memiliki kepribadian yang sesuai dengan budaya
perusahaan.
Wawancara kerja behavioral didasarkan pada teori bahwa “performance” (kinerja)
di masa lalu merupakan indikator terbaik untuk meramalkan perilaku pelamar di
masa mendatang (baca: ketika bekerja). Wawancara kerja dengan teknik ini sangat
sering digunakan untuk merekrut karyawan pada level managerial atau oleh
perusahaan yang dalam operasionalnya sangat mengutamakan masalah-masalah
kepribadian. Wawancara kerja behavioral dimaksudkan untuk mengetahui respon
pelamar terhadap suatu kondisi atau situasi tertentu sehingga pewawancara dapat
melihat bagaimana pelamar memandang suatu tantangan/permasalahan dan menemukan
solusinya.
Pertanyaan-pertanyaan yang biasanya diajukan antara lain:
"coba anda ceritakan pengalaman anda ketika gagal mencapai target yang
ditetapkan”
“berikan beberapa contoh tentang hal-hal apa yang anda lakukan ketika anda
dipercaya menangani beberapa proyek sekaligus”.
Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut si pelamar perlu mempersiapkan
diri untuk mengingat kembali situasi, tindakan dan hasil yang terjadi pada saat
yang lalu. Selain itu, sangat penting bagi pelamar untuk memancing
pertanyaan-pertanyaan lebih lanjut dari pewawancara agar dapat menjelaskan
secara rinci gambaran situasi yang dihadapinya. Untuk itu diperlukan
ketrampilan berkomunikasi yang baik dari si pelamar. Keberhasilan atau
kegagalan dalam wawancara ini sangat tergantung pada kemampuan pelamar dalam
menggambarkan situasi yang berhubungan dengan pertanyaan pewawancara secara
rinci dan terfokus.
Dalam wawancara kerja behavioral, si pelamar harus dapat menyusun jawaban yang
mencakup 4 (empat) hal: (1) menggambarkan situasi yang terjadi saat itu, (2)
menjelaskan tindakan-tindakan yang diambil untuk merespon situasi yang terjadi,
(3) menceritakan hasil yang dicapai, dan (4) apa hikmah yang dipetik dari
kejadian tersebut (apa yang dipelajari) : Lihat teknik STAR/PAR
Jenis Wawancara Kerja
Dalam dunia kerja, dikenal beberapa tipe wawancara kerja sebagai berikut:
Wawancara Seleksi (Screening Interview). Jika pelamar atau kandidat untuk
menduduki jabatan berjumlah lebih dari satu orang maka dilakukan wawancara
kerja untuk menyeleksi siapa diantara kandidat tersebut merupakan kandidat yang
paling qualified sehingga bisa dilanjutkan ke tahap seleksi berikutnya.
Wawancara seleksi biasanya berlangsung singkat antara 15 – 30 menit.
Wawancara Telepon (Telephone Interview). Demi menghemat biaya dan efisiensi
waktu, banyak recruiter yang melakukan wawancara kerja melalui telepon. Oleh
sebab itu, pelamar harus siap dihubungi sewaktu-waktu, sebab seringkali
recruiter tidak memberikan pilihan bagi pelamar untuk menentukan waktu kapan ia
siap diwawancarai melalui telepon.
Wawancara di Kampus / Sekolah (On-Campus Interview) . Meskipun tidak banyak
perusahaan yang melakukan wawancara kerja di kampus, namun untuk
perusahaan-perusahaan tertentu yang mencari para lulusan untuk dilatih lebih
lanjut, cara ini dinilai sangat efektif karena memberikan akses bagi perusahaan
tersebut untuk mendapatkan kandidat terbaik yang mungkin sangat sulit diperoleh
jika menunggu para kandidat tersebut datang melamar.
Wawancara di Pameran Kerja (Job Fair Interview). Pameran kerja diadakan untuk
menjembatani perusahaan dengan para pencari kerja. Pada pameran kerja biasanya,
perusahaan memberikan berbagai informasi mengenai perusahaannya, menerima surat
lamaran dan CV dari pengunjung (pencari kerja), bahkan tidak jarang para
recruiter langsung melakukan wawancara di stand (booth) mereka. Di Indonesia
memang pameran seperti ini masih sangat jarang dilaksanakan jika dibandingkan
dengan pameran otomotif, rumah maupun furniture.
Wawancara di Lokasi Kerja (On-Site Interview). Ketika seorang kandidat telah
lolos dalam tahap wawancara seleksi, seringkali perusahaan mengundang kandidat
tersebut untuk melihat secara langsung lokasi kerja. Pada kesempatan tersebut
recruiter biasanya langsung melakukan wawancara secara mendalam. Bagi pelamar
yang belum memiliki pengalaman kerja pada lokasi yang lingkungannya kurang
lebih sama, wawancara kerja di lokasi mungkin bisa terasa menakutkan karena
mungkin harus melakukan perjalanan dan berada di wilayah yang tidak ia kenal.
Wawancara Kelompok (Panel or Group Interview). Wawancara kelompok adalah suatu
jenis wawancara kerja dimana para pewawancara (recruiter) terdiri dari 2 (dua)
orang atau lebih. Biasanya wawancara jenis ini dilakukan jika perusahaan
memandang bahwa pelamar sudah hampir memenuhi syarat untuk diterima bekerja.
Biasanya para penanya dalam wawancara inilah yang memiliki wewenang untuk memutuskan
apakah pelamar akan diterima bekerja atau tidak.
Wawancara Kasus (Case Interview). Wawancara kerja jenis ini menekankan pada
kemampuan analisis dan pemecahan masalah terhadap suatu kasus tertentu.
Biasanya dalam wawancara kasus, pelamar diminta untuk berperan sebagai pemegang
jabatan yang ditawarkan, lalu diberikan sebuah kasus untuk dicarikan solusinya.
Pertanyaan-Pertanyaan Umum
Pada umumnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara kerja sangat
tergantung pada teknik apa yang digunakan oleh si pewawancara. Jika menggunakan
teknik wawancara kerja tradisional maka pertanyaan-pertanyaan yang seringkali
diajukan adalah sebagai berikut:
• Jelaskan pada saya bagaimana anda menggambarkan diri anda?
• Apa kelebihan dan kekurangan anda?
• Apa saja prestasi yang pernah anda raih pada pekerjaan yang terdahulu /
ketika sekolah?
• Mengapa anda berhenti dari perusahaan yang lalu?
• Apa tugas-tugas anda pada pekerjaan yang lalu?
• Darimana anda mengetahui perusahaan ini?
• Mengapa anda tertarik untuk bekerja di perusahaan ini?
• Jika anda diterima bekerja untuk jabatan ini, apa yang akan anda lakukan?
• Apa itu profesionalisme menurut anda?
• Apa itu teamwork menurut anda?
• Apa hoby anda?
Dalam wawancara yang menggunakan teknik wawancara kerja behavioral, maka
pertanyaan-pertanyaan di atas seringkali ditambahkan dengan
pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
• Ceritakan pada saya/kami kapan anda mengalami suatu situasi yang sangat tidak
menyenangkan dan bagaimana anda berhasil keluar dari situasi tersebut.
• Ceritakan pada saya/kami bagaimana anda meyakinkan klien anda ketika anda
melakukan presentasi.
• Coba anda ceritakan bagaimana anda mengatasi situasi dimana anda harus
melakukan banyak tugas dan anda harus membuat prioritas tugas mana yang harus
didahulukan.
Bisakah anda ceritakan keputusan apa yang paling sulit anda buat dalam setahun
terakhir ini? Mengapa demikian?
Ceritakan mengapa team anda gagal mencapai target pada tahun sebelumnya dan
bagaimana anda memotivasi team tersebut sehingga dapat meraih sukses di tahun
berikutnya.
Bagaimana cara anda menyelesaikan konflik? Bisa beri contoh?
Bisakah anda ceritakan suatu kejadian dimana anda mencoba untuk menyelesaikan
suatu tugas dan ternyata gagal?
Ceritakan apa yang anda lakukan ketika dipaksa membuat suatu aturan yang tidak
menyenangkan bagi karyawan tetapi menguntungkan bagi perusahaan.
Sebagai suatu proses yang melibatkan interaksi antara kedua belah pihak, dalam
wawancara kerja si pelamar juga biasanya diberikan kesempatan untuk mengajukan
pertanyaan.
Oleh karena itu akan sangat baik jika pelamar mempersiapkan beberapa
pertanyaan, misalnya:
• Apa yang diharapkan dari saya jika saya diterima untuk jabatan ini?
• Menurut pengalaman di sini, apa yang merupakan tantangan terbesar bagi pemegang
jabatan ini?
• Apakah ada pelatihan (internal maupun eksternal) yang dapat membantu saya
untuk lebih berperan jika saya diterima bekerja di perusahaan ini?
• Adakah ada hal-hal khusus di luar uraian jabatan yang harus saya selesaikan
dalam waktu tertentu?
Menangani Pertanyaan Bersifat Pribadi
Berbeda dengan kondisi di negara-negara maju dimana hak individu sangat
dijunjung tinggi dan telah memiliki perangkat hukum sangat memadai tentang
hal-hal yang mengatur hak-hak pribadi seseorang sehingga para recruiter
(pewawancara) sangat berhati-hati dalam mengajukan pertanyaan, di Indonesia
justru sebaliknya. Dalam wawancara kerja di perusahaan-perusahaan di Indonesia
seringkali pewawancara justru banyak menggali masalah-masalah yang bersifat
pribadi. Contoh: Menanyakan latarbelakang pelamar (orangtua, saudara, istri,
anak, status, agama, suku bangsa, umur) adalah merupakan hal yang dianggap
biasa.
Meskipun seringkali pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak memiliki relevansi
dengan jabatan yang dilamar, pelamar harus menyiapkan diri untuk merespon
pertanyaan-pertanyaan tersebut secara tepat dengan cara-cara yang elegan. Para
penanya mungkin saja tidak bermaksud untuk menyudutkan pelamar, tetapi lebih
didasarkan pada kepedulian mereka terhadap kecocokan antara pelamar (calon
karyawan) dengan budaya yang ada dalam perusahaan. Oleh karena itu jika pelamar
ditanyakan mengenai hal-hal yang dirasa tidak berhubungan dengan pekerjaan yang
ditawarkan, pelamar harus mampu mengidentifikasi apa makna dibalik pertanyaan
tersebut. Untuk merespon pertanyaan-pertanyaan yang bersifat pribadi, pelamar
dapat melakukan beberapa alternatif:
Pelamar bisa mengklarifikasi kepada penanya apa relevansi pertanyaan yang
diajukan dengan jabatan yang dilamar sehingga penanya dapat menjelaskan lebih
jauh hubungannya dengan pekerjaan, lalu berikan jawaban yang tepat.
Pelamar dapat menjawab langsung secara diplomatis dengan kesadaran penuh bahwa
pertanyaan tersebut memang tidak memiliki hubungan langsung dengan pekerjaan /
jabatan yang dilamar.
Pelamar bisa juga menolak untuk menjawab pertanyaan tersebut jika dirasa sangat
mengganggu privacy pelamar. Jika hal ini terpaksa dilakukan, maka harus
dilakukan dengan cara-cara halus dan diplomatis sehingga recruiter tidak merasa
dilecehkan karena dianggap telah memberikan pertanyaan yang keliru.
Faktor-Faktor Negatif
Beberapa faktor, baik fisik maupun psikologis, yang harus diwaspadai oleh
pelamar adalah faktor-faktor negatif yang menjadi perhatian pewawancara.
Faktor-faktor tersebut misalnya:
• Penampilan diri yang terlihat tidak profesional (dandanan menor, pakaian yang
tidak enak dilihat, tidak rapi, dan tidak sesuai suasana)
• Bersikap angkuh, defensive atau agresif
• Ogah-ogahan (tidak terlihat antusias atau tertarik dengan materi pembicaraan
yang diajukan pewawancara)
• Gugup
• Sangat menekankan pada kompensasi yang akan diterima
• Selalu berusaha mencari-cari alasan atas setiap kegagalan yang pernah dialami
di masa lalu
• Tidak bisa berdiplomasi dan kurang bisa bersopan santun
• Menyalahkan perusahaan lama atau bekas atasan dimasa lalu, atau mengeluhkan
perubahan teknologi yang cepat
• Tidak bisa fokus dalam menjawab pertanyaan atau pembicaraan pewawancara
• Gagal memberikan pertanyaan kepada pewawancara
• Berulang kali bertanya: “apa yang dapat diberikan perusahaan kepada saya
kalau saya melakukan ......?”
• Kurang persiapan: gagal memperoleh informasi penting seputar perusahaan,
gagal menjawab pertanyaan-pertanyaan pewawancara dan tidak bisa mengajukan
pertanyaan bermutu kepada pewawancara.
Beberapa Saran
Bagi anda pencari kerja yang dipanggil untuk menjalani wawancara kerja, mungkin
ada baiknya anda memperhatikan beberapa saran dibawah ini.
Lakukan hal-hal berikut:
• Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara
• Jika tidak diberitahu terlebih dahulu jenis pakaian apa yang harus dipakai,
maka gunakan pakaian yang bersifat formal, bersih dan rapi
• Mempersiapkan diri menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diajukan
pewawancara
• Usahakan untuk tiba 10 (sepuluh) menit lebih awal, jika terpaksa terlambat
karena ada gangguan di perjalanan segera beritahu perusahaan (pewawancara)
• Sapa satpam atau resepsionis yang anda temui dengan ramah
• Jika harus mengisi formulir, isilah dengan lengkap dan rapi.
• Ucapkan salam (selamat pagi / siang / sore) kepada para pewawancara dan jika
harus berjabat tangan, jabatlah dengan erat (tidak terlalu keras namun tidak
lemas)
• Tetaplah berdiri sampai anda dipersilakan untuk duduk. Duduk dengan posisi
yang tegak dan seimbang
• Persiapkan surat lamaran dan CV anda
• Ingat dengan baik nama pewawancara
• Lakukan kontak mata dengan pewawancara
• Tetap fokus pada pertanyaan yang diajukan pewawancara
• Tunjukkan antusiasme dan ketertarikan anda pada jabatan yang dilamar dan pada
perusahaan
• Gunakan bahasa formal, bukan prokem atau bahasa gaul; kecuali anda
diwawancarai untuk mampu menggunakan bahasa tersebut
• Tampilkan hal-hal positif yang pernah anda raih
• Tunjukkan energi dan rasa percaya diri yang tinggi
• Tunjukkan apa yang bisa anda perbuat untuk perusahaan bukan apa yang bisa
diberikan oleh perusahaan kepada anda
• Jelaskan serinci mungkin hal-hal yang ditanyakan oleh pewawancara
• Ajukan beberapa pertanyaan bermutu diseputar pekerjaan anda dan bisnis
perusahaan secara umum
• Berbicara dengan cukup keras sehingga suara jelas terdengar oleh pewawancara
• Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus anda lakukan selanjutnya
• Ucapkan banyak terima kasih kepada pewawancara atas waktu dan kesempatan yang
diberikan kepada anda.
Hindari hal-hal berikut:
Berasumsi bahwa anda tahu§ tempat wawancara, padahal anda tidak yakin
Tidak melatih diri untuk§ menjawab pertanyaan yang kira-kira akan diajukan
pewawancara
§ Berpakaian seadanya atau berpakaian dan berdandan
sangat mencolok
§ Datang terlambat
Tidak membawa surat lamaran dan CV§
Menganggap§ remeh satpam, resepsionis bahkan
pewawancara
Menjabat tangan§ pewawancara dengan lemas dan gemetar
Merokok, mengunyah permen atau§ meludah selama wawancara
Duduk selonjor atau bersandar§
§ Berbicara terlalu keras atau terlalu lembut
Membuat lelucon§
§ Menjawab sekedarnya saja, seperti “ya” atau “tidak”
atau “tidak tahu” atau “entahlah”.
Terlalu lama berpikir setiap kali
menjawab§
§ Mengalihkan topik pembicaraan ke hal-hal yang tidak
ada hubungan dengan pekerjaan
Menyalahkan mantan atasan, mantan rekan
kerja atau§ perusahaan yang lama
Memberikan jawaban palsu, berbohong atau§ memanipulasi data
Menanyakan gaji dan fasilitas yang
diterima pada§ saat wawancara seleksi dimana anda
belum tahu kemungkinan anda akan diterima atau tidak
Memperlihatkan rasa putus asa anda
dengan§ menunjukkan bahwa anda mau bekerja untuk bidang apa
saja dan mau melakukan apa saja asal bisa diterima bekerja di perusahaan
tersebut
§ Membahas hal-hal negatif dari anda yang akan
merugikan diri anda sendiri
Mengemukakan hal-hal yang dianggap masih
kontroversial§
§ Menelpon atau menerima telepon, atau membaca buku
selama wawancara
§ Salah menyebut nama pewawancara
Tidak mengajukan pertanyaan pada§ saat diberikan kesempatan untuk bertanya
Lupa mengucapkan terima§ kasih kepada para pewawancara